Come si organizza una fiera. Gestire l’organizzazione di una fiera.

by on 17/08/12 at 7:13 am

Guadagnare con la gestione di un evento fieristico. Seconda parte.

Un evento fieristico, come qualunque altro business, risponde a determinate esigenze di mercato, cioè va incontro ad un bisogno reale che un insieme di espositori esprime attraverso la necessità di promuovere i propri prodotti e servizi e dall’altra, poter offrire ad una grande platea di pubblico, una grande opportunità di scelta e selezione concentrata in un’area bene precisa con l’aggiunta di molteplici servizi accessori che consentono di fruire al meglio il tutto.

Una manifestazione fieristica, è un evento che va preparato anticipatamente molti mesi prima con cura ed attenzione, seguendo un modello di business che da anni è utilizzato e perfezionato nelle migliaia di organizzazioni e manifestazioni che in tutto il mondo si tengono.

Quali sono gli elementi che compongono e caratterizzano una fiera?

  • l’area prescelta. In genere si tratta di spazi logistici creati/destinati esclusivamente o prioritariamente per questo genere di impiego;

  • gli espositori/sponsor. Sono i primi clienti che l’azienda che gestisce l’evento deve incontrare/contattare. Rappresentano il cuore della fiera;

  • i visitatori. Sono contemporaneamente clienti dell’espositore che anche dello stesso organizzatore in quanto una buona parte di loro paga un biglietto ed usufruisce dei vari servizi messi a disposizione all’interno della fiera (bar, ristoranti, ecc.);

  • le aziende di logistica e di servizi che gestiscono una serie di aspetti legati alla gestione di alcuni servizi.

La ricerca degli espositori e degli sponsor, rappresenta l’aspetto cardine del business.

Come si trovano gli espositori?

Innanzi tutto occorre capire da dove si sta partendo. Chi è l’organizzatore della manifestazione?

Se il promotore è costituito o formato da rappresentanti di associazioni di operatori economici che sono interessati ad esporre, diventa tutto più semplice.

Infatti, chi meglio di un’associazione di categoria può avere il polso del mercato e disporre dei contatti e della credibilità adeguata per organizzare una manifestazione di questo tipo.

Altre volte, gli organizzatori della fiera, sono delle società di consulenza che hanno rapporti con i potenziali espositori ai quali forniscono già da tempo una serie di servizi e consulenze e quindi, sono ben introdotte nel campo.

E’ infatti già successo molte volte in passato che di fronte ad un bisogno ‘percepito’ da un gruppo di consulenti, si è proposta successivamente una manifestazione espositiva che ha coinvolto gli operatori di un determinato settore ed è diventata nel tempo un marchio conosciuto ed un appuntamento fisso ogni anno in una determinata data e località.

 

Definire una proposta.

Come in ogni tipo di business, bisogna pacchettizzare una proposta, una soluzione da vendere.

Serve quindi definire un insieme di soluzioni da offrire ai vari espositori in base alle loro necessità e possibilità d’investimento.

Anche la ricerca degli sponsor, richiede ottime doti comunicative e di marketing.

La presenza di un ufficio che si occupa della promozione e delle relazioni esterne, è fondamentale in un’attività simile.

Il lavoro infatti, si svolge nell’arco dell’anno ed il periodo della fiera rappresenta solo la punta dell’iceberg di tutto il lavoro.

Una determinata manifestazione fieristica, nel corso del tempo tende ad evolversi ed i suoi promotori devono essere capaci di percepire i cambiamenti e le necessarie implementazioni che la fiera, come ogni business, deve essere sottoposta.

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